Webinar-Zyklus · Dr. Carmen Mayer

Eine Seite: welche Systeme beteiligt sind, wie sie über die Phasen zusammenspielen, was bei einem neuen Termin wann zu tun ist, welche Zahlen zählen.

Stand 05.08.2026 · gepflegt von Benedikt · Detailfragen: die verlinkten Runbooks am Seitenende

1 · Das Gesamtbild: Systeme × Phasen

Zeit läuft von links nach rechts. Die dicke Linie ist der Webinarstart 20:00, die gestrichelte das Webinarende — die zwei entscheidenden Übergänge.

läuft automatisch manuell umstellen Messung / Auswertung Falle / offen
Anmeldephaselaufend, ~4 Wochen
1-2 Wochen vorherReaktivierung
Webinartagbis 20:00
⚡ 20:00-21:30Webinar läuft
⚡ direkt danachUmstellung aufs nächste
+1 WocheVerkauf
👤 Teilnehmer
sieht Ad → meldet sich an → Bestätigung per Mail + Opt-in-Frage per WhatsApp
Nicht-Teilnehmer vom letzten Mal bekommen die WhatsApp-Einladung
Erinnerungen (Mail + WhatsApp), 5-Min-Reminder mit Zugangslink
nimmt teil oder nicht, stellt Fragen, bucht Termin
No-Shows: Replay (nur Ever, 48 h) bzw. nächste Reaktivierung
Verkaufsgespräch → Kauf
Meta Ads
laufen mit UTM-Parametern, liefern Leads in ClickFunnels
laufen weiter
laufen bis in den Abend weiter
laufen weiter (Anmeldungen nach Start: siehe Zapier-Zeile)
NICHTS an URLs/UTM ändern (Lernphasen-Reset). Frequency ~2 → neue Creatives
ClickFunnels + AddEvent
Optin-Seite nimmt Anmeldungen an, AddEvent-Button legt Termin in den Kalender
Datum, AddEvent-Event NEU + verlinken, Zugangslink-Sektion je Format zeigen/verbergen
Zapier
Haupt-Zap verteilt jede Anmeldung an 6 Systeme (Zeilen darunter)
bei Ever: Registrierung nach Start scheitert (143 Fehler am 04.08.)
Haupt-Zap auf neue Webinar-/Schedule-ID · Trigger-Zaps: genau EINER an
WebinarJam
registriert auf den Termin (Live = Webinar 67, Ever = 62), sendet eigene Mails mit persönlichem Link
Anmelde-Höchststand messen (Zahl sinkt danach von selbst!)
Webinar läuft. Ever-Falle: Direktlink-Versand bucht Angemeldete um
neue Session anlegen (Markus) → Schedule-ID per API auslesen
Quentn (E-Mail)
E-Mail-Strecke ab Anmeldung, Tag je Format
Erinnerungs-Mails
nur das Datum ändern (Zaps je Format dupliziert, mehr nicht)
Superchat / WhatsApp
Opt-in-Frage je Anmeldung → Liste „AW_Anmeldung (Termin)". 🔴 offen, ob das aktuell feuert!
Reaktivierungs-Batches ~100/h, automatischer Betrieb mit Selbstprüfung
Reminder 5 Min vor Start + Last-Call (Live: Channel-Link · Ever: persönliche Links)
Antworten laufen ein
Listen für neuen Termin, datierte Liste in Automation umhängen, Vorlage (Link ja/nein)
Pipedrive (CRM)
Deal je Anmeldung + 9 UTM-Herkunftsfelder
nichts zu tun (Felder stehen seit Juli)
Termine → Closings → Umsatz. Datenquelle offen (Marco)
📊 Auswertung
laufendes Ads-Dashboard (Frequency, Lead-Preis, CTR) — existiert noch nicht
Batch-Erfolge je Wochentag/Uhrzeit
Anmeldezahlen-Verlauf mitschreiben
Teilnahme live
Webinar-Auswertung: ein Befehl baut + prüft maschinell, dann teilen
Umsatz nachtragen

2 · Der Weg einer einzelnen Anmeldung

Meta Adsmit UTM-Parametern (seit 05.08. alle Ads)
→
ClickFunnels OptinFunnel 9771252, Split-Test beachten
→
Zapier Haupt-Zap„Carmen-Webinar-Anmeldung" 370878496, 16 Schritte
→
WebinarJamLive = Webinar 67
Ever = Webinar 62
PipedriveDeal + 9 Herkunftsfelder (UTM)
QuentnE-Mail-Strecke, Tag je Format
Google SheetsMitschrift
Facebook CAPIConversion-Event
Bestätigungs-Mailaus dem Zap
WebinarJamneue Registrierung
→
Trigger-Zap, genau EINER anLive: 367401515 · Ever: 371000532
beide an = doppelt, beide aus = stille Lücke
→
Superchat-Automationfragt per WhatsApp nach dem Opt-in
→
Kontaktliste je Terminz. B. „AW_Anmeldung (08.09.2026)"
→
Reminder5 Min vor Start + Last-Call-Nachricht

3 · Live-Webinar und EverWebinar sind zwei verschiedene Welten

Live-Webinar (Normalfall)EverWebinar (2-3× im Jahr)
WebinarJam-ID6762
ZugangslinkEIN Channel-Link für alle (…/channel/aktien_workshop), zeigt automatisch auf den nächsten Terminpersönlicher Link je Person, per Skript aus der API gezogen und in Superchat hinterlegt
Reminder-Nachrichtdarf den Link enthaltenLink je Person nötig, kein Sammellink
Spätanmelder nach 20:00landen per Live-Link direkt im laufenden WebinarTermin liegt in der Vergangenheit → Zapier-Fehler (143 am 04.08.)
Zähl-Fallekeine bekannteAnmeldezahl SINKT von selbst: Domis manueller Direktlink-Versand (20:02, Verteiler + Instagram) bucht Angemeldete um. Wahre Zahl = Höchststand + Direktlink-Session
AufzeichnungKPI existiert nichtReplay 48 h, zählt NICHT als Teilnahme

4 · Neuer Termin steht an: die Reihenfolge

Gilt für jeden Wechsel (Live→Live, Live→Ever, Ever→Live). Wo Live und Ever sich unterscheiden, steht es dabei. Details je Schritt: das Wechsel-Runbook.

Sofort nach dem Webinar — die Ads laufen weiter und liefern in die alte Kette
  1. WebinarJam: neue Session anlegen Macht Markus (Carmens Techniker). per offizieller API die Schedule-Liste lesen, die neue numerische Schedule-ID notieren. Sie ist die einzige Quelle für Schritt 3, nie aus der Oberfläche abschreiben.
  2. ClickFunnels: Seite auf den neuen Termin Datum am Countdown, ALLE Textstellen mit dem alten Datum, AddEvent-Kalender-Event NEU anlegen und den Button neu verlinken, Zugangslink-Abschnitte je Format ein- oder ausblenden (Live: zeigen, Ever: verbergen). Vorher prüfen, welche Seiten-Variante gerade 100 % Traffic trägt (Split-Test). Am 04.08. wurde zuerst die falsche Seite bearbeitet. Live-Seite auf Desktop und Mobil öffnen, Countdown-Zeitzone gegenprüfen.
  3. Zapier Haupt-Zap 370878496: Webinar + Schedule umstellen Im Registrierungs-Schritt die Webinar-ID (67 oder 62) und die neue Schedule-ID setzen. Erst Backup, dann ändern, dann veröffentlichen. nach dem Veröffentlichen zurücklesen: genau zwei geänderte Werte, sonst nichts. Ein HTTP 200 allein beweist nichts.
  4. Zapier Trigger-Zaps umschalten: genau einer an Live-Trigger 367401515 an und Ever-Trigger 371000532 aus (oder umgekehrt). Beide an = jede Anmeldung doppelt in Superchat. Beide aus = niemand landet dort, und es fällt nicht auf, weil WebinarJam trotzdem sauber registriert.
  5. Quentn: nur das Datum ändern Die Zaps sind je Format dupliziert, die Tags stehen schon. Mehr ist hier bewusst nicht zu tun.
  6. Superchat: Listen, Automation, Vorlage Kontaktlisten für den neuen Termin anlegen (Muster AW_… für Live, EW_… für Ever), in der Automation die datumsgebundene Liste auf den neuen Termin umhängen, Vorlagentext anpassen (Live: mit Link, Ever: ohne). Die Automation schlägt nie fehl, sie schreibt nur in die falsche oder in gar keine Liste. Das sieht man erst am Webinartag.
  7. Pipedrive: nichts zu tun Die UTM-Felder stehen seit Juli und füllen sich aus dem Haupt-Zap von selbst.
  8. Meta Ads: nichts an URLs oder UTM-Parametern anfassen Jede URL-Parameter-Änderung setzt die Lernphase zurück und Veröffentlichen erzeugt ein neues Creative, der Social Proof bleibt am alten Beitrag. Falls eine Änderung unvermeidbar ist: vorhandenen Beitrag verwenden.
  9. Abnahme-Test mit einem echten Testlead Testname, Testmail, Testnummer durchs Formular schicken und VIER Dinge prüfen: WebinarJam-Registrant unter der richtigen Webinar-ID · Kontakt in der richtigen Superchat-Liste · ClickFunnels-Folgeseiten zeigen den richtigen Stand · Reminder-Link führt zum Raum, nicht auf „ist vorbei" (dem Statuscode nicht glauben, nur dem Redirect-Ziel). Nach jeder weiteren Änderung an der Kette den Test wiederholen.
1-2 Wochen vor dem Webinar
  1. WhatsApp-Reaktivierung starten Läuft nach dem Reaktivierungs-Runbook weitgehend automatisch (Kohorte ziehen, Listen anlegen, Batches mit Selbstprüfung).
Am Webinartag
  1. Anmeldezahl-Höchststand mitschreiben Am Abend läuft die Messung, denn die Zahl sinkt danach von selbst. Für Auswertungen zählt der Höchststand.
  2. Reminder 5 Minuten vor Start + Last-Call Live: Channel-Link. Ever: persönliche Links, vorher per Skript in die Kontakte geschrieben.
Nach dem Webinar
  1. Auswertung fahren Ein Befehl baut und PRÜFT die Auswertung: jede Zahl wird aus den Rohdaten neu gerechnet, bei Abweichung wird nicht veröffentlicht. Letzte: Webinar 04.08.2026.
  2. Etwa 1 Woche später: Umsatz Closings kommen erst dann. Datenquelle noch offen, Domi klärt das mit Marco.

5 · Die Zahlen, auf die es ankommt (von Domi, 05.08.2026)

EbeneKPIsAnmerkung
Kette der WahrheitAnmeldungen → Erscheinungsquote → Termine → UmsatzUmsatz kommt ~1 Woche später
PreiseLead-Preis UND Show-up-Preisimmer beschriftet, sonst „lauter Diskussionen"
Ads, laufend⭐ Frequency (Alarm ab ~2 → neue Creatives), Lead-Preis zum Vortag, Anmeldungen täglich, CTRbis auf Ad-Ebene, Filter: heute / gestern / 3 Tage / 7 Tage / von-bis
WhatsAppversendet · gelesen · angemeldet · abgemeldet · teilgenommen · Termin gebuchtLast-Call separat; beste Wochentage und Uhrzeiten der Batches
VorbehaltZuordnung zu Ads gibt es nur für Leads mit UTM-Parametern, also erst seit 05.08. vollständig. Ältere Zahlen sind systematisch unterzählt.

6 · Wo liegt was

FrageAntwort
Wie stelle ich auf einen neuen Termin um?Diese Seite, Abschnitt 4, Details im Wechsel-Runbook
Wie läuft die monatliche Reaktivierung?Reaktivierungs-Baustein, Vollrunbook auf Benes Rechner: Brand - Carmen Mayer/Superchat-Prozedere/03-runbook-reaktivierung.md
Alle IDs (Zaps, Listen, Webinare)?Superchat-Prozedere/konfig.json ist die einzige Quelle, nie hart verdrahten
Auswertung eines Webinars?Superchat-Prozedere/dashboard.sh (baut + prüft maschinell), KPI-Soll: Analyse - Auswertung/kpi-anforderungen-domi.md
UTM / Attribution?UTM-Attribution/01-runbook-utm-kette.md
Was ist alles schiefgegangen (und warum nie wieder)?Superchat-Prozedere/FEHLERLOG.md, F-01 bis F-23

7 · Offen (Stand 05.08.2026)